Datenschutzerklärung

[Firmenname AG] [Strasse und Nummer] [PLZ und Ort], Schweiz E-Mail: [datenschutz@ihre-domain.ch]

Für Fragen zum Datenschutz, zur Auskunft oder zur Löschung genügt eine E-Mail an die oben genannte Adresse. Eine Vertretung in der EU ist [noch nicht bezeichnet / benannt: Name und Adresse].

Beim Besuch der Website und bei der Nutzung der Anwendung fallen folgende Daten an:

• Kontodaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Sprache, Rolle und Organisationszugehörigkeit sowie – bei Anmeldung über Google – die von Google übermittelte Kennung, der Name und die E-Mail-Adresse.
• Inhaltsdaten: Projekte, Ausschreibungsunterlagen, Fragenkataloge, Antworten, Selbstdeklarationen, Nachweise, Kommentare und Zuweisungen, die Sie oder Ihr Team in der Anwendung erfassen oder hochladen.
• Nutzungs- und Protokolldaten: Zeitpunkt und Art von Aktionen (z. B. Freigaben, Verwendung von Bibliothekseinträgen), IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem, technische Fehlermeldungen.
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Anfragen per E-Mail oder Formular sowie Angaben zur Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung.

Bitte laden Sie keine besonders schützenswerten Personendaten in die Anwendung, die für die Bearbeitung einer Ausschreibung nicht erforderlich sind.

• Bereitstellung und Betrieb der Anwendung, Verwaltung von Konten, Organisationen und Berechtigungen – zur Vertragserfüllung.
• Erstellung von Antwortvorschlägen, Nachweisprüfung und Auswertung von Unterlagen – zur Vertragserfüllung.
• Sicherheit, Fehlersuche, Missbrauchsverhinderung und Nachvollziehbarkeit von Freigaben – aufgrund unseres berechtigten Interesses am sicheren und revisionsfähigen Betrieb.
• Rechnungsstellung und Buchhaltung – zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
• Versand von Produktinformationen – nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten ausschliesslich auf unsere Weisung bearbeiten und vertraglich zur Vertraulichkeit und angemessenen Sicherheit verpflichtet sind:

• Hosting der Anwendung, Datenbank, Dateiablage und Anmeldung (Cloud-Plattform).
• Sprachmodelle für die Erzeugung von Antwortvorschlägen und die Analyse von Unterlagen. Inhalte werden zur Erzeugung der Antwort übermittelt und nicht zum Trainieren fremder Modelle freigegeben.
• Versand von System-E-Mails (z. B. Bestätigung, Passwort zurücksetzen).
• Anmeldung über Google, sofern Sie diese Methode wählen.
• Microsoft Word als Präsentationsschicht: die Seitenleiste greift auf Ihre Inhalte in Tender-IQ zu; Ihr Dokument bleibt bei Ihnen.

Eine Weitergabe an Behörden oder Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie zugestimmt haben. Ihre Inhalte werden nicht verkauft und nicht für Werbung Dritter verwendet.

Daten können bei Dienstleistern in der EU/EWR oder in den USA bearbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt gestützt auf einen Angemessenheitsbeschluss oder auf Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Schutzmassnahmen.

• Konto- und Inhaltsdaten: solange Ihr Konto besteht.
• Gelöschte Projekte: 30 Tage im Papierkorb wiederherstellbar, danach endgültige Löschung.
• Freigegebene Selbstdeklarationen und Versionen: unveränderlich aufbewahrt, damit eingereichte Angebote nachvollziehbar bleiben.
• Protokolldaten: in der Regel bis zu 12 Monate.
• Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflicht.

Der Zugriff ist pro Organisation getrennt und über Rollen und Rechte gesteuert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS), Daten werden in der Ablage verschlüsselt gespeichert. Freigaben und Änderungen werden protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann welche Antwort verantwortet hat.

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und lokalen Speicher, um Ihre Anmeldung aufrechtzuerhalten und Spracheinstellungen zu merken. Es werden keine Werbe-Cookies gesetzt. Analysedienste setzen wir [nicht ein / nur anonymisiert ein: Dienst].

Antwortvorschläge entstehen ausschliesslich aus Ihren eigenen Unterlagen und Ihrer Antwortbibliothek und nennen stets die verwendete Quelle. Ohne Beleg bleibt eine Frage offen. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber einzelnen Personen statt; die inhaltliche Freigabe erfolgt immer durch einen Menschen.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenherausgabe (Datenübertragbarkeit) sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen und Einwilligungen zu widerrufen. Wenden Sie sich dafür an die unter Ziffer 1 genannte Adresse. Wenn Sie der Ansicht sind, Ihre Daten würden nicht rechtmässig bearbeitet, können Sie sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder bei Ihrer zuständigen europäischen Aufsichtsbehörde beschweren.

Arbeiten Sie als Mitglied einer Organisation in Tender-IQ, richten Sie Anfragen zu Projektinhalten bitte zuerst an diese Organisation; sie bestimmt über die dort erfassten Daten.

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Letzte Aktualisierung: 9. September 2026.